Regras – HiMail


Aumente a produtividade segmentando os e-mails recebidos de acordo com a necessidade de atendimento.
Por exemplo, separe as solicitações de “cancelamentos” ou “assinaturas” para filas distintas, com SLAs diferentes, para operadores especialistas em cada assunto.

Configure as regras em:  Departamento de E-mail ⇒ Configurações ⇒ HiMail⇒ Regras

1. Criar regra
Crie uma nova regra para direcionar os e-mails as filas desejadas.

ACondições
As condições determinam se a regra será aplicada ou não àquela mensagem. Por exemplo: Mover todos os e-mails que chegarem com o assunto Procon para a fila urgente.

Procurar em ⇒ Neste campo é definido por qual parte do e-mail a regra deve vasculhar para aplicar a regra. As opções disponíveis são:

  • Remetente: A regra será aplicada a partir do remetente
  • Destinatário: A regra será aplicada a partir do destinatário
  • Assunto: A regra será aplicada a partir do assunto
  • Corpo: A regra será aplicada a partir do assunto
  • Conta: A regra será aplicada nas contas cadastradas e ativas na tela de Contas Saiba mais

Forma de busca ⇒  Neste campo é definido a maneira que será feita a busca na aplicação da regra.

  • Contém
  • Não contém
  • Começa com
  • Não começa com
  • Igual A
  • Diferente De
  • Termina Com
  • Não Termina Com

Palavra-chave  ⇒  Neste campo é definido a expressão que a  procura e a busca devem percorrer a cada email recebido. Exemplo:

Criei uma regra com a condição de buscar no “Corpo” do email utilizando a forma de busca “Contém” e na palavra-chave defini a palavra “cancelamento“. Nesta regra, todos os emails recebidos que conterem em seu corpo a palavra “cancelamento” será associada a essa regra.

Algumas dicas para a criação das condições:

  • No campo Forma de busca, a opção CONTÉM é mais genérico, procura a palavra mesmo que esteja junto a outra. Já a opção IGUAL A procura a palavra isoladamente e é influenciada caso esteja junto com outra palavra.
  • Esteja atento quando a espaços EM BRANCO nas palavras digitadas. O sistema irá exigir que no e-mail também existam os espaços em branco cadastrados.
  • A ferramenta busca exatamente o que for escrito no campo Palavra-chave, assim, atenção quando colocar mais de uma palavra no mesmo campo. Do mesmo modo que o “espaço” também influencia na busca.
  • Ao adicionar mais de uma condição poderá escolher a forma da qual elas se juntaram, com “e” ou “ou”. No caso da escolha do “e” a regra buscara as palavras cadastradas nas condições sem exceção. E o caso da escolha do “ou” se tiver uma das palavras as ações já serão executadas.

BAções
As ações serão efetuadas sobre os e-mails que entrarem nas condições cadastradas anteriormente.

  • Mover Para Fila: Possibilidade de mover os emails que caírem na regra para uma fila especifica.
  • Setar Tempo Esperado de Resposta: Possibilidade de inserir um SLA nos emails que caírem na regra, se o email não for tratado dentro do prazo ele será movido para a Fila Urgente
  • Enviar Confirmação Automática: Possibilidade de enviar uma mensagem de confirmação para o cliente assim que o email for processado pela regra. Saiba mais
  • Enviar Cópia da mensagem: Possibilidade de enviar uma cópia do email. O email listado é configurado na tela de Catalogo de endereços. Saiba mais

2. Prioridade
Após ter cadastrado a regra defina a sua prioridade de execução e clique no botão Reordenar para salvar. Quando um e-mail é recebido pela nossa ferramenta, executamos as regras uma a uma, por ordem de prioridade, até que a mensagem se enquadre em uma, ou então que as regras acabem, sendo o e-mail, nesse caso, direcionado para a fila Padrão.

3. Editar
Clique no botão para editar as condições e ações de uma regra existente.

4. Ver filhas
Esta opção funciona para a criação de “subregra”, ou seja, uma regra que é executada dentro da outra.
Quando o e-mail atender as condições da regra “pai” o sistema também executará as regras “filhas”, de modo a permitir melhor organização na criação das regras. Por exemplo, um regra “pai” pode ser criada com a condição de que no assunto da mensagem exista a palavra “cores”; podemos então criar regras filhas, procurando no corpo da mensagem as palavras “azul”, “amarelo”, “verde” e então encaminhar para filas específicas para cada cor.

5. Excluir
Exclua as regras, ou as inative utilizando a opção editar, para a regra não ser executada.

Confira também: Regras- Configurações- HiMail. Saiba mais