Configure regras do Hi Mail


Aumente a produtividade segmentando os e-mails recebidos de acordo com a necessidade de atendimento.
Separe as solicitações de “cancelamentos” ou “assinaturas” para filas distintas, com SLA’s diferentes, para operadores especialistas em cada assunto.

Configure as regras em:  Departamento de E-mail> Configurações> Mail> Regras

1. Criar regra
Crie uma nova regra para direcionar os e-mails as filas desejadas.

ACondições
As condições determinam se a regra será aplicada ou não àquela mensagem. Por exemplo: Mover todos os e-mails que chegarem com o assunto Procon para a fila urgente.

Procurar em:  neste campo é definido por qual parte do e-mail a regra deve vasculhar para que seja aplicada a regra. As opções disponíveis são:

  • Remetente: a regra será aplicada a partir do remetente;
  • Destinatário: a regra será aplicada a partir do destinatário;
  • Assunto: a regra será aplicada a partir do assunto;
  • Corpo: a regra será aplicada a partir do assunto;
  • Conta: A regra será aplicada nas contas cadastradas e ativas na tela de Contas Saiba mais

Forma de busca : neste campo é definido a maneira que será feita a busca na aplicação da regra.

  • Contém
  • Não contém
  • Começa com
  • Não começa com
  • Igual A
  • Diferente De
  • Termina Com
  • Não Termina Com

Palavra-chave:  será definido a expressão que a procura e a busca devem percorrer a cada e-mail recebido.

Exemplo: aplicamos uma regra com a condição de buscar no “Corpo” do e-mail utilizando a forma de busca “Contém“, e na palavra-chave definimos a palavra “cancelamento“. Nesta regra, todos os e-mails recebidos que contém em seu corpo a palavra “cancelamento” será associada a essa regra.

Algumas dicas para a criação das condições:

  • No campo forma de busca, a opção CONTÉM é mais genérico, procura a palavra mesmo que esteja junto a outra. Já a opção IGUAL  procura a palavra isoladamente e é influenciada caso esteja junto com outra palavra.
  • Esteja atento quando a espaços EM BRANCO nas palavras digitadas. O sistema irá exigir que no e-mail também existam os espaços em branco cadastrados.
  • A ferramenta busca exatamente o que for escrito no campo Palavra-chave, assim, tenha a atenção quando colocar mais de uma palavra no mesmo campo. Do mesmo modo que o “espaço” também influencia na busca.
  • Ao adicionar mais de uma condição poderá escolher a forma da qual elas se juntaram, com “e” ou “ou”. No caso da escolha do “e” a regra buscará as palavras cadastradas nas condições sem exceção. E o caso da escolha do “ou” se tiver uma das palavras as ações já serão executadas.

BAções
As ações serão efetuadas sobre os e-mails que entrarem nas condições cadastradas anteriormente.

  • Mover Para Fila: Possibilidade de mover os e-mails que caírem na regra para uma fila específica.
  • Setar Tempo Esperado de Resposta: Possibilidade de inserir um SLA nos e-mails que caírem na regra, se o e-mail não for tratado dentro do prazo ele será movido para a “Fila Urgente”.
  • Enviar Confirmação Automática: Possibilidade de enviar uma mensagem de confirmação para o cliente assim que o e-mail for processado pela regra. Saiba mais
  • Enviar Cópia da mensagem: Possibilidade de enviar uma cópia do e-mail. O e-mail listado é configurado na tela de Catalogo de endereços. Saiba mais

2. Prioridade
Após ter cadastrado a regra defina a sua prioridade de execução, clique no botão Reordenar para salvar. Quando um e-mail é recebido pela nossa ferramenta, executamos as regras uma a uma, por ordem de prioridade, até que a mensagem se enquadre em uma, ou então que as regras acabem, sendo o e-mail, nesse caso, direcionado para a fila Padrão.

3. Editar
Clique no botão para editar as condições e ações de uma regra existente.

4. Ver filhas
Esta opção funciona para a criação de “subregra”, ou seja, uma regra que é executada dentro da outra.
Quando o e-mail atender as condições da regra “pai” o sistema também executará as regras “filhas”, de modo a permitir melhor organização na criação das regras.

Por exemplo: uma regra “pai” pode ser criada com a condição de que no assunto da mensagem exista a palavra “cores”; podemos então criar regras filhas, procurando no corpo da mensagem as palavras “azul”, “amarelo”e “verde”, então, encaminhar para filas específicas para cada cor.

5. Excluir
Exclua as regras, ou as inative utilizando a opção editar, para a regra não ser executada.

Confira também: Regras- Configurações do Mail. Saiba mais