Configuração de filas no Hi Mail

Aumente a produtividade da operação, crie filas para segmentar os atendimentos do Mail.

Para realizar a configuração, acesse: Departamento do E-mail > Configurações > Mail > Filas

Veja como fazer:

1. Criar Fila
Para criar uma fila, clique no botão e preencha as seguintes informações:

Os campos são:

• Nome da Fila:

Assunto que será dado o nome da fila. Exemplo: atendimentos com motivos Procon, podem pertencer a ” Fila atendimentos Urgentes”.

• Tempo esperado de resposta:
  
  Tempo no qual os e-mails devem ser respondidos. Se o tempo de resposta do e-mail ultrapassar o tempo configurado, será sinalizado na Situação atual. E caso tenha os feriados e horas úteis configurados na ferramenta, o tempo de resposta do e-mail será contabilizado dentro dos horários cadastrados.[alert style=”info”]Se o tempo de resposta for alterado e houverem e-mails aguardando resposta na fila, a alteração passará a valer apenas para os novos e-mails que entrarem na fila, os que já estavam na fila permanecem com o tempo de resposta anterior.

Problema: os agentes passarão a baixar e-mails baseados no novo parâmetro, então começarão a baixar os e-mails mais novos e os antigos permanecerão na fila. Alternativas caso isso aconteça:

1. Zerar a fila antes de aplicar a mudança; isto fará com que a prioridade seja recalculada normalizando a distribuição de e-mails para os agentes.

2. Se a alteração já for feita, utilizar a “Gestão de e-mails”, movendo os e-mails para uma fila alternativa e retorná-los para a fila de origem, isto fará com
que a prioridade seja recalculada normalizando a distribuição de e-mails para os operadores.

• E-mail de resposta:
  
  É o e-mail que seus consumidores visualizarão quando receberem a resposta. O preenchimento deste campo é opcional, e no caso de não preencher, o e-mail será respondido com o mesmo e-mail cadastrado na conta.

2. Associar operadores
Associe os agentes que irão atender os e-mails da fila escolhida. Basta selecionar os agentes disponíveis e mover com a seta ">>” para os agentes selecionados e clicar no botão confirmar.

Assista ao vídeo que preparamos para você!