Como cadastrar frases rápidas em massa para os agentes

Sobre a função

As frases rápidas já são um recurso familiar aos clientes Hi Chat. Ao clicar aqui você vai encontrar um passo a passo para que o agente possa cadastrar suas próprias frases rápidas de forma individual. Este artigo, por sua vez, vai mostrar o que o supervisor/gestor deve fazer para cadastrar as frases rápidas para os seus agentes. Vale ressaltar que as frases são cadastradas em massa, o que deve facilitar em muitos aspectos no dia a dia da operação.

Veja como fazer

Acesse a página inicial do Módulo Supervisor.
Permaneça em “Todos os departamentos”, vá até Configurações > Geral > Produtividade > Frases rápidas Chat:

Nesse primeiro momento, apenas a aba de frases rápidas vai estar disponível. Em breve você poderá cadastrar frases rápidas para o modo ausência (frases de ausência) e também para as frases de reengajamento.

Cadastre as frases rápidas por grupo

1- As frases rápidas que você cadastrar, por padrão, ficarão disponíveis para todos os departamentos. Se você quiser organizar as frases por grupos (por exemplo, Financeiro com frases X, RH com frases Y, Atendimento com frases Z), primeiro você precisa cadastrar os grupos, que basicamente é selecionar os departamentos que você deseja direcionar o upload de frases rápidas que você vai fazer:

2- Dê um nome para o grupo e clique em “Próximo”:

3- Mantenha a opção “Todos os departamentos” ou selecione os departamentos que deseja direcionar as frases que irá cadastrar. Clique no ícone indicado para visualizar os demais departamentos:

Exclua departamentos clicando neste ícone:

Clique em “Criar” para finalizar a etapa de criação de grupos:

4- Clique em “Adicionar nova frase” para criar as frases rápidas para o respectivo grupo:

5- Digite a sua frase no campo “Mensagem” e crie um atalho para facilitar a busca para o agente:

6- Selecionar a opção “Crie outra frase” somente se você for inserir mais mensagens consecutivas no mesmo grupo:

7- Feito isso, clique em “Criar”:

8- Edite o nome dos grupos que criar, altere os departamentos ou exclua-os a qualquer momento clicando no ícone abaixo:

A ação de excluir um agrupamento não tem reversão ao selecionar essa opção todas as frases cadastradas serão excluídas, apesar disso, você pode mover as frases criadas, veja:

Para isso você deve ter outro(s) grupo(s) criado(s) para completar essa ação, pois ao clicar em “Mover frase rápida”, uma caixa de busca vai aparecer para que você escolha o grupo que deseja direcionar. Ao selecionar o novo grupo, clique em mover para finalizar a ação:

Cadastre as frases rápidas em massa

1- Com uma tela similar ao upload de contatos, as frases serão cadastradas através de um upload de arquivo em formato .csv, para isso, baixe a planilha modelo:

2- Abra o arquivo que você acabou de baixar e preencha-o conforme as instruções abaixo:

3- Ao preencher o arquivo, clique em “Adicionar arquivo” para realizar o upload:

4- Entenda os status de processamento da aba “Status de processamento”:

- Processando: Ainda em processo de upload.
- Concluído: Suas frases rápidas foram inseridas e estão prontas para uso.
- Concluído com ressalva: Caso você se depare com esse status, duas situações podem aparecer para você. Entenda-as:

• X atalhos já existem no sistema: Caso você tenha cadastrado um atalho já existente, a frase não será incluída. Revise os atalhos cadastrados e refaça o processo incluindo um novo.
• X linhas não puderam ser processadas: Você poderá conferir todas as linhas que, por algum erro, não foram processadas. Faça o upload do arquivo novamente.

Perguntas frequentes

E se eu adicionar na coluna “pasta” da planilha o nome de algum grupo já existente?
Caso aconteça, as frases da planilha serão adicionadas a esse grupo existente.

Ainda na coluna “pasta”, e se eu adicionar um nome de grupo que não existe no sistema?
Caso seja um nome de pasta novo, o sistema irá criar um grupo correspondente para acomodar as frases da planilha.